Alla aktiebolag måste föra aktiebok, dvs en förteckning över ägarna i bolaget. Vad som ska ingå i aktieboken styrs av kapitel 5 i aktiebolagslagen. Det aktieboken måste innehålla är:
- Varje akties aktienummer
- Namn och person-, organisations- eller annat identifieringsnummer (för utländska ägare) samt adress för alla aktieägare
- Aktieslag, om det finns olika aktieslag
- Om det har ställts ut aktiebrev eller inte
- Vilka förebehåll som gäller för aktien (möjliga förbehåll är: omvandling-, samtyckes-, förköps-, hembuds- och inlösensförebehåll)
Man kan föra aktieboken manuellt, t ex i ett kalkylark. Men så snart det blir mer än ett fåtal ägare och transaktioner så kommer det med stor sannolikhet att bli fel. Speciellt krångligt är det att hålla reda på aktienumren (som för övrigt i princip inte spelar någon roll om man inte givit ut aktiebrev, vilket vi generellt avråder från att göra, eftersom det mest skapar problem).
StartupTools aktiebok, som är en del av StartupTools plattform, uppfyller dessa krav och är gratis för bolag med upp till 15 aktieägare och gör det mycket enkelt för dig att föra aktieboken.
En speciell fördel med att använda StartupTools aktiebok är att den har direktkontakt med Bolagsverket. Det gör att du aldrig behöver fundera över när bolaget bildades, hur många aktier som fanns eller när en nyemission skedde. Allt detta hämtar vi från Bolagsverket, vilket minskar risken för fel.
Styrelsen har ansvaret för aktieboken
Styrelsen har ansvaret för att hålla aktieboken uppdaterad. Så snart en ny transaktion blir känd för styrelsen ska den föras in i aktieboken. Aktieboken ska bevaras under minst 10 år efter att bolaget har lösts upp.
Bolaget blir personuppgiftsansvarigt för behandling av personuppgifterna i aktieboken. Men ur ett GDPR-perspektiv skiljer sig aktieboken från vanliga register. Eftersom det är ett lagkrav att föra aktiebok behöver man inte få aktieägarnas tillstånd för att föra in dem i aktieboken och en aktieägare inte kräva att få sin uppgifter borttagna.
Innehållet är offentligt
Ett ämne som leder till en del frågor är hur man hanterar frågor om innehållet i aktieboken. Enligt aktiebolagslagen är innehållet i aktieboken offentligt. Men betyder det att vem som helst kan kräva att du skickar över aktieboken? Nej. Det enda som krävs är att den hålls tillgänglig hos bolaget. Om bolaget inte vill skicka över aktieboken måste de alltså göra det möjligt att komma till bolaget och titta på den. Det räcker t ex att bolaget visar upp den på datorskärmen, så att personen som vill se den kan skriva av den på papper och penna. Däremot kan man inte kräva att få t ex en pappersutskrift eller att få fotografera av skärmen.
Registret över verkliga huvudmän
Vid vissa ägarförändringar krävs det att man uppdaterar vilka som är huvudmän för bolaget. Reglerna för när man behöver göra det finns sammanfattade här och har till syfte att motverka penningtvätt. Vi hade gärna byggt in automatik, så att vi automatiskt kunde uppdatera registret över verkliga huvudmän när det behövs vid en ändring i aktieboken. Tyvärr är detta register dock implementerat på ett sätt som gör detta i princip omöjligt. Därför måste man uppdatera registret manuellt.
Avstämningsbolag
En liten del av Sveriges aktiebolag (drygt 1000 stycken av över 500 000) är så kallade ”avstämningsbolag”. Det innebär att aktieboken förs av en avstämningsregisterhållare. Det finns bara en sådan i Sverige, Euroclear (tidigare Värdepappercentralen, VPC). Bolag som är avstämningsbolag för alltså inte sin aktiebok själv, utan det görs av Euroclear. Det kostar en hel del att vara avstämningsbolag, och överlåtelser av aktier måste registreras av en bank, vilket gör att transaktionskostnaderna kan bli höga (ofta flera tusen kronor bara för att registrera en enda aktieöverlåtelse). Att vara avstämningsbolag är dock en förutsättning för att bli börsnoterad, så vanligtvis är det bara bolag som antingen är eller planerar att bli börsnoterade som är avstämningsbolag.
