Som vi tidigare har skrivit om i bloggen följer inte Bolagsverket aktiebolagslagens regler vad gäller digitala underskrifter; enligt aktiebolagslagen är ”avancerad elektronisk underskrift ” (dvs i praktiken dokument signerade med BankID) acceptabelt för allt utom aktiebrev. Det går numera dock att få dem att acceptera detta i vissa fall:
- Dokumenten måste vara signerade så att alla deltagare använder BankID (vilket begränsar användandet till personer med svenskt personnummer) vid signering.
- Dokumentet måste sedan skrivas ut på papper, vidimeras med blått bläck och skickas in i pappersformat
Vidimering innebär att någon går i god för att signaturen är korrekt och görs enkelt genom att man skriver ”Vidimeras”, följt av sin signatur och namnet skrivit med blockbokstäver.
Det kan tyckas märkligt att ett digitalt dokument måste skrivas ut på papper för att gälla.
Det är det också; det vore givetvis mycket säkrare om man fick skicka in det per e-post, vilket ju skulle göra det möjligt för Bolagsverket att enkelt verifiera dokumentets äkthet med mycket högre tillförlitlighet än ett dokument som är vidimerat med en handskriven underskrift, vilket ju i praktiken inte har någon säkerhet alls.
Vissa av Bolagsverkets handläggare har inte förstått detta utan tror att alla digital underskrifter är ogiltiga och vägrar registrera dem.
Om detta händer dig och du har gjort enligt ovan, hänvisa till Bolagsverkets chefsjurist, så brukar det lösa sig.
Det finns ett undantag från möjligheten till digitala signaturer, nämligen själva anmälningsblanketten. Att Bolagsverket kräver att just den ska skrivas på med blått bläck saknar helt stöd i aktiebolagslagen, men för tillfället är man tvungen att rätta sig efter det.
Men för alla styrelse- och bolagsstämmoprotokoll går det alltså bra med digitala signaturer som sedan vidimeras manuellt.
Om man ändå måste skriva ut dokumentet på papper, vad är då poängen att kunna göra digitala underskrifter? Ofta är t ex styrelseledamöter geografiskt utspridda och genom att tillåta digitala underskrifter går det mycket enklare att få in underskrifterna. Vidimeringen kan sedan skötas av en enda person, t ex på bolaget, eller ett extern bolag, som t ex StartupTools.
