Vi skrev tidigare om att Bolagsverket, trots att aktiebolagslagen kräver det, inte accepterar elektroniska signaturer.
Ett näraliggande område är årsredovisningar, där årsredovisningslagen talar om att elektroniska signaturer är tillåtna, men där Bolagsverket vägrar att ta emot e-signerade årsredovisningar.
Att skicka runt årsredovisningen i pappersform kan i värsta fall ta upp emot en månad om styrelsen är utspridd och jag har i tidigare jobb fått spendera mycket tid med att synkronisera Fedex-försändelser mellan styrelsemedlemmar i utlandet.
I värsta fall kan det leda till att ett bolag inte kan slutföra sin årsstämma, eftersom årsstämman måste behandla årsredovisningen och detta först kan ske efter att alla i styrelsen samt revisorn skrivit under den.
Faktiskt har man varit tvungen att göra ett tillägg till aktiebolagslagen för just denna situation: fortsatt bolagsstämma. Det enda syftet med en fortsatt bolagsstämma (i stället för att avbryta den befintliga och göra om den helt) är att behandla en årsredovisning som inte hunnit bli klar till den ordinarie stämman.
Bolagsverket har till och med gått baklänges i utvecklingen: mellan år 2008 och 2012 hade Bolagsverket en tjänst som gjorde det möjligt att signera årsredovisningar elektroniskt. Men den fick aldrig mer än något hundratal användare, och tjänsten lades ned 2013. Varför ska jag låta vara osagt eftersom jag aldrig provat den, men gissningsvis ägde implementationen inte fulländningens samtliga kännetecken. Speciellt med tanke på hur populärt Mobilt BankID blivit är det svårt att tro att det skulle bero på bristande intresse hos användarna.
Därför är det glädjande att regeringen givit Bolagsverket i uppdrag att utreda hur man kan gå över till digital hantering av årsredovisningar. Men jag blir chockad över hur lång tid det ska ta: den 31 mars 2018 ska utredningen vara klar, och sedan ska det implementeras, vilket troligen tar ytterligare ett par år.
Det kommer alltså ta mellan tre och fem år innan digitala årsredovisningar blir verklighet.
Hur tänker man?
Att problemet är stort framgår tydligt av direktivet till utredningen och faktum är att Bolagsverket idag bryter mot lagen, så att åtgärda problemet borde ha högsta prioritet.
Varför ska det ta nästan två år att utreda det? Jag antar att man tänker sig att Bolagsverket ska utveckla ett eget IT-system för att hantera detta. Det kan givetvis ta lång tid och kräva en längre utredning att förbereda, men är onödigt och feltänkt.
En väldigt enkel lösning på problemet vore att acceptera årsredovisningar som är elektroniskt signerade med BankID och sedan inskickade per epost. Det finns flera tjänster som klarar kraven rent tekniskt, t ex Scrive och Kivra.
Att verifiera att ett dokument som man mottagit per epost har en giltig elektronisk signatur är enkelt och säkerheten är oerhört mycket högre än med bläck på papper.
Och bäst av allt: inskickning via epost kräver ingen systemutveckling alls hos Bolagsverket. Man skulle alltså kunna fatta beslut om att införa det idag.
