Ofta handlar en bolagsstämma om en enda sak, t ex att fatta beslut om en nyemission. I ett bolag med ett mellanstort antal aktieägare kanske alla är informerade om vad som ska hända och man väntar med det formella beslutet tills alla dokument är framtagna och håller sedan en ”pappersstämma”, dvs att man inte i egentlig mening håller någon stämma, men bara ser till att alla aktieägare skriver på protokollet. Rent formellt kallas detta att man håller stämman ”per capsulam”.
Det som är speciellt med en stämma per capsulam är tidpunkten när den hålls. Här räknas nämligen inte datumet som står överst i dokumentet, utan istället datumet då den sista personen skriver på. Förr i tiden när man skickade runt papper var detta inget bekymmer, men med digitala underskrifter blir det plötsligt viktigt, i och med att varje person som skriver under får en tidsstämpel.
Bolagsverket kommer då att gå igenom alla tidsstämplar och hitta den sista, och registrera ärendet på det datumet. Detta gör att du som entreprenör inte vet vilket datum registreringen sker på, vilket kan vara mycket viktigt om det t ex rör en nyemission.
Det finns ytterligare en nackdel med per capsulam-protokoll om man skriver under dem digitalt. För att Bolagsverket ska godkänna protokollet som underlag för beslut, så måste samtliga som skriver under ha gjort det med BankID, vilket utländska ägare inte kan ha.
För att kunna hålla pappersstämma utan att få problemet med att inte veta vilket datum det blir, respektive ha möjlighet att få underskrifter från personer som inte har BankID gör man istället så man faktiskt håller stämman vid en bestämd tidpunkt, men ser till att få in fullmakter från samtliga deltagare. Fullmakterna ska vara utställda till någon av de två personer som skriver på protokollet. Det måste alltid vara minst två underskrifter på protokollet – en för ordförande och en från en justerare (däremot är det valfritt om man vill utse en protokollförare).
Med StartupTools system är detta enkelt att skapa – man lägger bara till en företrädare på de aktieägare som inte kommer på stämma, så skapas det automatiskt en fullmakt. Det är dock viktigt när man håller en sådan stämma att man får in fullmakter från samtliga aktieägare. Annars är stämmans beslut inte giltiga.
Om du inte redan har tillgång till StartupTools plattform kan du enkelt skapa ett gratis testkonto här eller boka en kostnadsfri introduktion.
