Därför ska du inte ha aktiebrev – använd en säker synkroniserad aktiebok i molnet istället

Alla aktieägare har rätt att få aktiebrev på de aktier de äger. Men är det en bra idé att ha aktiebrev?

Nej.

Att ha aktiebrev skapar fler problem än det löser.

Med en säker synkroniserad aktiebok i molnet får du alla fördelar men slipper nackdelarna.

Hur vet man att äger aktier i ett bolag?

När det gäller börsnoterade bolag är det enkelt. Noterade bolag måste vara avstämningsbolag, vilket bland annat innebär att ägandet hanteras helt elektroniskt och kan kopplas till din bank. Alla aktier du äger i ett avstämningsbolag dyker automatiskt upp i din aktiedepå hos din bank.

Men bara drygt 1 000 av Sveriges 500 000 aktiebolag är avstämningsbolag. Hur gör de andra? Alla bolag måste föra aktiebok, dvs en förteckning över vem som äger aktier i bolaget. Ansvaret ligger på styrelsen, som har skyldighet att hålla aktieboken uppdaterad.

Aktieboken kan föras på papper, men i de flesta fall förs den elektroniskt.

Oftast innebär det att man har ett Excel-ark där man matat in vem som äger vilka aktier.

Detta verkar enkelt till att börja med, men löser inte problemet vi ställde i början: hur vet en aktieägare att hen äger aktier i bolaget?

Det finns inga tekniska krav på hur en aktiebok ska vara utformad, hur den uppdateras, etc. Och att bara få en utskrift av aktieboken har lågt bevisvärde, eftersom det inte finns något som automatiskt gör att aktieboken hålls uppdaterad, eller ser till att det som matats in i den stämmer. Och en aktiebok som bara är en pappersutskrift är väldigt enkel att förfalska.

Men löser inte aktiebreven problemet?

Jo, till viss del. Ett aktiebrev som är korrekt utfärdat och underskrivet av en styrelseledamot i bolaget är en värdehandling och är det som styrker äganderätten.

Tyvärr leder aktiebrev också till mycket besvär också, t ex:

• Aktiebrev försvinner. Aktiebrevet är en viktig värdehandling och man bör hantera den på ett säkert sätt, men tyvärr händer det oftare än man tror att folk tappar bort dem. Det går visserligen att döda ett bortkommet aktiebrev, men det kostar pengar och tar 18 månader att genomföra.

• Aktiebrev måste delas upp vid försäljning. Om man inte har ett aktiebrev per aktie, vilket bara är praktiskt möjligt i bolag som har för få aktier, så representerar varje aktiebrev flera aktier. I praktiken brukar man börja med att ställa ut ett aktiebrev per ägare. Men säg att man har ett aktiebrev på 1 000 aktier och vill sälja 500 av dessa – hur gör man då? Då måste man först makulera det gamla aktiebrevet och sedan ställa ut två nya på vardera 500 aktier. Det makulerade aktiebrevet måste sedan arkiveras i minst 10 år. Om man sedan vill sälja fler ytterligare aktier igen måste man återigen upprepa proceduren.

• Nya aktiebrev måste ges ut vid uppdelning av aktier. Som vi skrivit om tidigare bildas de flesta aktiebolag med allt för få aktier, vilket gör att man vid nyemission behöver göra en uppdelning (split) av aktierna. Eftersom man ofta tar i för lite behöver man ibland upprepa uppdelningen. Problemet är då man måste ge ut nya aktiebrev för de nya aktier som skapas, och det blir extra rörigt på grund av det faktum att man måste hålla reda på aktienumren. Antag t ex att du startar ett bolag tillsammans med en kompanjon och att ni äger 500 av de 1 000 aktierna var. Du äger aktie 1 till och med 500 och din kompanjon aktie 501 till 1000. Ni gör nu en uppdelning 1000:1 så att ni får 1 000 000 aktier totalt. Nu äger du dels aktierna 1 till 500, men även aktierna 1001 till 500 500 och din kompanjon 501 till 1000 samt 500 501 till 1 000 000. Varje sådan post om aktier behöver ha sitt eget aktiebrev. Om du dessutom sålt aktier innan och har fler delägare blir det snabbt väldigt komplicerat.

• Alla förstår inte att aktiebreven är värdehandlingar. Ibland stöter vi på bolag där lagerbolagsleverantören hjälpsamt nog har utfärdat aktiebrev till grundarna, men dessa har glömts bort och ligger i pärmen man fick vid bolagsbildandet, eftersom man för aktieboken digitalt och tror att det räcker. Sedan kanske en av grundarna lämnar bolaget, säljer sina aktier till de andra, men aktiebrevet utfärdat till hen finns kvar. Problemet är då att det gamla aktiebrevet faktiskt fortfarande gäller. Om bolaget blir värt mycket kan detta bli ett stort problem. Aktiebreven borde alltså blivit makulerade, som vi beskrivit ovan.

• Alla aktiebrev måste samlas in vid börsnotering. Om bolaget blir riktigt framgångsrikt och ska börsnoteras måste det först bli avstämningsbolag, vilket är ett krav för börsnotering. Då måste samtliga aktiebrev samlas in. Har man en större grupp aktieägare kommer detta att vara ett avsevärt arbete.

Det var bland annat för att lösa de här problemen som vi skapade StartupTools plattform.

Genom att använda säker inloggning med bankID kan vi se till att bara styrelsemedlemmar och VD kommer åt bolagets data.

Och genom att koppla upp oss mot Bolagsverket och andra myndigheters databaser kan vi se till att det man matar in är korrekt.

T ex går det inte att mata in fel antalet aktier eller fel datum för en nyemission eftersom vi tar denna information direkt från Bolagsverket.

Och det bästa av allt: StartupTools synkroniserade aktiebok är gratis upp till 15 aktieägare!

Klicka här för att börja lägga upp din aktiebok redan idag.

Om du redan har aktiebrev och vill avskaffa dem har vi en guide för hur du gör.

Download Documents