Vad ska finnas med i kallelsen?
En ordinarie stämma måste alltid ta upp fastställandet av resultat- och balansräkningen och frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. I praktiken innebär detta att man tar ställning till årsredovisningen, så för att kunna fatta beslut om detta måste årsredovisningen vara klar och underskriven av både styrelsen och revisorn. Om årsredovisningen inte blir klar i tid kan man inte genomföra stämman, och man tvingas då att ha en fortsatt bolagsstämma, som fattar beslut om det som rör årsredovisning och ansvarsfrihet. I princip ska alla väsentliga beslut som fattas finnas med som förslag i kallelsen. Vill man exempelvis ändra bolagsordningen eller genomföra en nyemission måste förslagen till det finnas med i kallelsen – det går alltså inte att komma på detta under själva stämman. När det gäller val av ny styrelsen måste de föreslagna kandidaterna inte finnas med i kallelsen, även om det är lämpligt att man informerar aktieägarna om det.
Kallelsesätt
Hur kallar man till stämma? Grundsättet, enligt aktiebolagslagen, är att skicka kallelsen via post. Sättet som man kallar på måste anges i bolagsordningen, och det kan vara något annat, t ex via epost, fax eller rekommenderat brev. Om man inte gjort denna ändring är det lämpligt att lägga till möjligheten att kalla via epost. Speciellt om man har en större mängd ägare är det lätt att underskatta hur mycket tid det tar att hantera ett manuellt utskick.
Hur lång tid innan kallar man?
Kallelsen till bolagsstämma får skickas ut tidigast sex veckor innan. Om bolagsstämman är ordinarie måste det göras senast fyra veckor innan, och för en extra bolagsstämma två veckor innan. Om det är en extrastämma som ska fatta beslut om ändring av bolagsordningen måste kallelsen ske minst fyra veckor i förväg, även om det är en extrastämma. Bolaget kan dock i bolagsordningen skriva in att stämmor, både extrastämmor med beslut om bolagsordningsändringar och ordinarie stämmor, får kallas två veckor innan. Om man inte har skrivit in detta i bolagsordningen är det bra att göra.
Kallelse med kortare tid än 2 veckor
Hur gör man då om man verkligen måste hålla bolagsstämman tidigare än om två veckor? Det går bra så länge alla aktieägare är företrädda på stämman. Det enklaste är givetvis om alla är med rent fysiskt. Men ofta passar det dåligt, särskilt om man är lite fler ägare. Då kan man istället låta en person företräda andra aktieägare genom fullmakt. En bolagsstämma där aktieägarna inte är med rent fysiskt utan bara på pappret via fullmakter kallas ofta för ”pappersstämma”. Visserligen är det alltså fullt lagligt att göra så, men många bolag gör fel med formalian här.För det första får nämligen inte bolaget själv utan vidare samla in fullmakterna. För att få lov att göra det måste det stå i bolagsordningen att man får. Även om detta är tillåtet enligt bolagsordningen måste fullmakten utformas på ett speciellt sätt där aktieägaren måste ta ställning till varje en enskild fråga som ska beslutas om på stämman. Sist men inte minst får den som företräder en annan aktieägare vare sig vara vd eller styrelseledamot i bolaget.
Poströstning
Ett enkelt sätt att komma runt problemet när man snabbt måste hålla bolagsstämma skulle kunna vara att låta aktieägarna poströsta. Men för att kunna göra det måste det också stå med som möjlighet i bolagsordningen.
Sammanfattning
Kolla upp i din bolagsordning vilken kallelsetid och vilket kallelsesätt som gäller, så att du inte gör fel. Om man gör fel kan besluten på stämman bli ogiltigförklarade. För att kunna göra det så enkelt som möjligt att hålla bolagsstämma bör man alltså göra följande tillägg till bolagsordningen:
- Tillåta kallelse till alla typer av bolagsstämmor med två veckors kallelsetid
- Tillåta kallelse via epost
- Tillåta styrelsen att samla in fullmakter
- Tillåta poströstning
Om det detta inte redan är infört i bolagsordningen är det alltså ett bra tillfället att passa på nu i vår.
